Hace un mes, parte del equipo de Boxdigital nos encontrábamos inmersas participando en la coordinación de la IV Feria de empleo que organiza la Red de Entidades por el Empleo, Emprendimiento y Desarrollo Socio-económico de Polígono Sur de Sevilla con la colaboración del Servicio Andaluz de Empleo.
Sí, cuarta edición. Organizar un evento desde cero es complicado, pero organizar una cuarta edición requiere, no solo estar a la altura de las anteriores, sino evolucionar, avanzar y aportar nuevas acciones que renueven el evento y aporte al público objetivo alicientes para volver.
Para ello, Macarena, Bárbara y yo misma nos coordinamos desde el minuto 1 con el Servicio Andaluz de Empleo. La comunicación directa, abierta y constante con el cliente es fundamental para conocer realmente sus necesidades y poder ofrecerles acciones muy focalizadas en cumplir sus objetivos. Desde la primera videollamada, SAE y Boxdigital fuimos uno.
Entre nuestras competencias en este trabajo, se encontraban:
- Coordinación de la parte logística: contratar mobiliario y montaje de la zona de stands, coordinar a los técnicos audiovisuales responsables del salón de actos donde se celebraban las ponencias, localizar los espacios y recomendar replanteo de instalaciones, …
- Apoyo al equipo de diseño gráfico
- Producción de material gráfico: imprimimos unas lonas preciosas, vestimos el salón de actos para la inauguración institucional y preparamos merchandising adaptado al evento y a su público objetivo.
Organización de la Feria de empleo Polígono Sur
Las semanas previas, desarrollamos un plan de trabajo, para que proveedores, agencia y cliente conocieran en todo momento las fechas límite, situación de la organización y las tareas pendientes de cada parte. Ordenar mi mesa es algo que no suele ser mi punto fuerte. Sin embargo, ordenar fechas es algo que me emociona, y más cuando se hace en una hoja de Excel con colores. Ser meticulosos en este trabajo previo es la base para que el resto vaya como la seda.
Y así fue, el 16 de mayo amaneció a las 4 de la mañana, cuando el equipo Boxdigital nos dirigimos cargadas de folletos, merchandising y mucha agua al edificio de la Fundación Don Bosco en el Polígono Sur, lugar en el que ya nos conocían de sobra por todas las visitas técnicas que habíamos realizado anteriormente. Por cierto, Antonio, Jesús y todo el equipo son encantadores y rápidamente nos entendimos, nos coordinamos y nos apoyamos conjuntamente para que todo saliera perfecto.
Durante una jornada de casi 12 horas, no paramos. Literalmente. En un despliegue de técnicos, montadores, organización, personal de apoyo…, y en definitiva, de equipazo, conseguimos que la cuarta edición de este evento fuera todo un éxito. Miles de personas pasaron por allí para informarse y además, algo que siempre nos hace mucha ilusión, es que los medios de comunicación también se hicieron eco de ello:
CADENA SER:
DIARIO DE SEVILLA:
Es verdad que, como decía al principio, organizar un evento no es algo sencillo, es bastante duro, y más cuando nos involucramos al 1000% como hacemos en Boxdigital. Pero la realidad es que nos ENCANTA. Somos de trabajo en equipo, de darlo todo y de disfrutar tanto de lo que hacemos, que al final siempre, siempre, merece la pena.
¿Quién necesita organizar un evento? ¡En Boxdigital estamos deseando una nueva aventura!